當發現租戶拖欠房租時，首先應通過電話或面談的方式與租戶進行友好溝通，了解拖欠的原因。有時，租戶可能因為臨時的經濟困難或其他合理原因未能按時支付房租。通過溝通，房東可以表達對租戶的理解，并共同探討解決方案，如分期付款等。

第二步：發送正式通知

如果友好溝通未能解決問題，房東應向租戶發送正式的書面通知，要求其在規定時間內支付拖欠的房租。這份通知應包含詳細的欠款金額、支付期限以及未按時支付可能面臨的法律后果。確保通過掛號信或其他可追蹤的方式發送，以便保留證據。

第三步：法律咨詢

在發送正式通知后，如果租戶仍未支付欠款，房東應考慮尋求法律咨詢。專業的律師可以提供具體的法律建議，并幫助房東了解下一步的法律程序，如申請法院命令或啟動驅逐程序。

第四步：采取法律行動

根據法律咨詢的建議，房東可以采取進一步的法律行動。這可能包括向法院提起訴訟，要求租戶支付拖欠的房租及可能的滯納金。在某些情況下，如果租戶長期拖欠房租且拒絕搬離，房東可能需要申請驅逐令。

第五步：記錄和證據保存

在整個過程中，房東應保持詳細的記錄，包括所有的溝通記錄、書面通知的副本、法律咨詢的記錄以及任何相關的法律文件。這些記錄將在未來的法律程序中作為重要的證據。

總之，面對租戶拖欠房租的情況，房東應采取一系列有序的措施，從友好溝通到法律行動，確保自己的權益得到有效保護。同時，保持詳細的記錄和證據保存，以便在必要時提供支持。